12.07.2019

Krisen mit GroupAlarm strukturiert bewältigen

Die effektive, schnelle und sichere Alarmierung eines Krisenstabes, z.B. bei großen Schadenslagen oder betrieblichen Vorfällen, ist Voraussetzung für die strukturierte Abarbeitung einer Lage. Das neue GroupAlarm bietet Funktionen, die es BOS und Industrieunternehmen, Städten und Kommunen oder Krankenhäusern erlauben, Alarmierungen, Handlungsanweisungen/Maßnahmenpläne und erforderliche Dokumentationen zentral in einer Software zu erledigen.

Als Beispiel dient ein Vorfall in einem Industrieunternehmen. Der Unfall an einer Maschine sorgt für Personenschaden und einen Produktionsstopp. Durch sichtbare Rauchentwicklung ist das Umfeld aufmerksam geworden. Um schnell die Informationen zu verarbeiten, die Ursachen zu analysieren und die Situation vor einer Eskalation in den Griff zu bekommen, sind viele Akteure notwendig. Neben der Alarmierung müssen die dann notwendigen Maßnahmen im Rahmen von Reaktion- und Wiederanlaufplänen sichergestellt werden. Das Unternehmen verwendet GroupAlarm als Krisen- und Kommunikationssoftware und hat genau diese Schritte im Vorfeld geplant. So werden nun per Klick die entsprechenden Szenarien aktiviert. Im Rahmen des Business Continuity Managements (BCM) ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Alarmierung

Um den Personenschaden kümmern sich umgehend Rettungsdienst und Werksicherheit. Da das Ereignis in Form der Rauchentwicklung eine Außenwirkung hat, muss ein Statement vorbereitet werden. Dieses Statement ist zeitkritisch, denn erfahrungsgemäß werden über die sozialen Medien schnell Bilder und Videos von der Rauchentwicklung im Umlauf sein. Als Erstes wird daher ein Krisenstab alarmiert, der aus verantwortlichen Technikern, der Geschäftsführung sowie Pressesprecher und Krisenmanager besteht. Diese Rollen wurden in der Software als Label angelegt und einer oder mehreren Personen zugewiesen. Kommt es nun zur Aktivierung des Krisenstabes, sucht GroupAlarm selbstständig die gewünschten Funktionen in der gewünschten Anzahl und alarmiert entsprechend. Die ausgewählten Empfänger bestätigen den Alarm und besetzen damit die gewünschte Position. GroupAlarm disponiert bei Konflikten in der Besetzung automatisch und intelligent um, damit alle Stellen im Krisenstab besetzt sind. Die Software mobilisiert weder zu viele, noch zu wenige Teilnehmer. Der Krisenstab kann dann umgehend seine Arbeit aufnehmen und sich mit Ursachenanalyse, Reaktion und Wiederherstellung des Normalzustandes befassen.

Arbeit im Krisenstab

Als Unterstützung für den Krisenstab kann GroupAlarm ein sogenanntes Einsatztagebuch (ETB) führen. Aktivieren können Sie dieses Modul in den Erweiterungen unter Admin > Erweiterungen. Es ist vergleichbar mit einem handschriftlichen Dokument, auf das nach und nach alle Erkenntnisse, Maßnahmen oder allgemeine Hinweise geschrieben werden, die später zur Nachvollziehbarkeit der Arbeiten herangezogen werden. Dabei funktioniert die digitale Variante des Einsatztagebuches grundsätzlich wie die handschriftliche, da eine Rechtskonfomität gewährleistet sein muss.
Der Krisenstab bestimmt einen Schriftführer, der sich das Einsatztagebuch öffnet und mit den Einträgen beginnt. GroupAlarm vergibt den Schreibzugriff immer nur an eine Person. Wechselt diese z.B. im Rahmen einer Ablösung, wird das dokumentiert. Die Einträge werden chronologisch nach Eintragsdatum sortiert. Damit ist es nicht möglich, die zeitliche Abfolge des Informationsflusses zu verfälschen. Ebenso ist das Löschen eines Eintrags nicht möglich - genau wie auf Papier kann ein Eintrag nur als gelöscht markiert werden. Während der Pflege können die Einträge des ETB über den Alarmmonitor dargestellt werden, sodass alle im Krisenraum oder darüber hinaus teilhaben können. Das ETB schließt sich automatisch am Ende des Ereignisses und kann dann nicht mehr verändert werden. Die Dokumentation zur späteren Aufbereitung ist damit bereits während der Arbeit automatisch erledigt.

Handlungsanweisungen

Zeitgleich mit der Alarmierung des Krisenstabes können vorbereitete Handlungsanweisungen gestartet werden: Schritte zur Ursachenanalyse, Verfassen einer Pressemeldung oder Wiederanlaufpläne für die Produktion. Die Prozesse sehen verschiedene Schritte vor, die nacheinander durchgeführt werden müssen. Neben der geführten Abarbeitung der Prozesse wird gleichzeitig eine Dokumentation erstellt, wer wann mit welchem Ergebnis die Prozessschritte abarbeitet. Genauere Informationen zu den Handlungsanweisungen finden Sie in einem eigenen Blogbeitrag zum Thema Handlungsanweisungen.

Nachalarmierung

Sollte die Arbeit länger anhalten, können Sie über GroupAlarm eine Ablösung des aktuellen Krisenstabes anfordern. Da der aktuelle Einsatz noch nicht beendet ist, weiß das System, dass die Kräfte noch im Einsatz sind und für eine Alarmierung nicht zur Verfügung stehen. Dies wird signalisiert durch einen blauen Punkt am Teilnehmer. Bei einer erneuten Anforderung weiterer Kräfte werden also nur diejenigen Teilnehmer erreicht, die noch nicht im Einsatz sind. Hier entfallen komplizierte Überlegungen zu Verfügbarkeit der Teilnehmer.

“Vor der Lage sein!”

Bei Blaulichtorganisationen gibt es den Ausdruck “Vor der Lage sein” bzw. “Vor die Lage kommen”. Gemeint ist, durch genügend Vorbereitung immer einen Schritt weiter als das Ereignis zu sein. Nur dann ist man in der Lage, zu agieren, anstatt zu reagieren. Mit diesen Tools unterstützt GroupAlarm Sie effektiv dabei, unerwartete Lagen durch eine optimale Vorbereitung in den Griff zu bekommen und weniger Überraschungen zu erleben.


Jetzt agieren statt reagieren!