Welche Chancen bietet die Digitalisierung von Gemeinden, Kommunen und öffentlichen Einrichtungen?
Dem 2012 verabschiedeten Onlinezugangsgesetz (OZG) zufolge sind Bund, Länder und Kommunen dazu verpflichtet, bis 2022 ihre Dienstleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten.
Neben der gesetzlichen Pflicht deutet aber auch eine Umfrage von „Zukunftsradar Digitale Kommune“ vom Deutschen Städte- und Gemeindebund und dem Institut für Innovation und Technik (iit) darauf hin, dass vor allem der Verwaltungs- und Bildungsbereich einen großen Mehrwert in der Digitalisierung sieht. Demnach schätzen 86 % der befragten Städte und Gemeinden den Nutzen als „hoch“ bis „sehr hoch“ ein.
Demgegenüber gibt es Nachholbedarf bei der Umsetzung. So bewerteten von 538 Kommunen lediglich sechs (1 %) den Stand ihrer Digitalisierung als „sehr gut“. 17 % der Kommunen bewerteten ihren Stand als „gut“, fast ein Drittel gab jedoch an, der Stand ihrer Digitalisierung sei „schlecht“ oder „sehr schlecht“.
Das Thema Digitalisierung birgt für Kommunen und öffentliche Einrichtungen also eine Menge Potenzial.
Doch welche konkreten Gründe sprechen für die Digitalisierung von Gemeinden oder Kommunen?
Leichtere Zusammenarbeit
Digitalisierung bietet zum einen die Chance, Aufgaben zu teilen und gleichzeitig intensiver zusammenzuarbeiten. Dazu gehören, neben digitalen Kommunikationswegen zur Vereinfachung der Erreichbarkeit, auch digitale Systeme für das Kunden- und Dokumentenmanagement, Filesharing-Optionen und vieles mehr.
Steigerung von Effizienz
Neben der Reduzierung von Aktenbergen bedeutet Digitalisierung vor allem den Einsatz von Technologien, um die Ergebnisse kommunaler Leistungen zu verbessern. Das erfordert insgesamt schlankere Prozesse unter anderem durch Maßnahmen wie diese: Definition der wichtigsten, wiederkehrenden Prozesse, einheitliches Formularwesen, strukturierte Dokumenten- und Formulararchive, Prozessleitfäden usw.
Kosten senken
Die Automatisierung per se - z.B. durch elektronische Mitgliederverwaltung, Terminmanagement oder der Planung von Personalressourcen mittels Dienstplänen, Verfügbarkeitsabfragen etc. -reduziert bereits Kosten. Außerdem stehen im Cloud-Zeitalter viele digitale Lösungen von Customer-Relationship-Managementlösungen (CRM) bis hin zum Rechnungswesen als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung. Dadurch halten sich Investitionen in IT-Infrastruktur und -betrieb in einem überschaubaren Rahmen bzw. können auch komplett wegfallen. Letzteres ist zum Beispiel bei der Alarmierungs- und Kommunikationsplattform GroupAlarm der Fall, da sie zu 100 % webbasiert ist.
Bürger und Unternehmen als Kunden
Bürger und Unternehmen sind heute nicht mehr reine Akteure des privaten und öffentlichen Wesens, die ihre Behördengänge erledigen. Sie sind auch Kunden – noch dazu sehr kritische. Von Behörden und Verwaltungen erwarten sie daher den gleichen Komfort sowie die gleiche Qualität in Angebot, Verfügbarkeit, Schnelligkeit und Transparenz wie bei kommerziellen Plattformen. Wer also als Standort für die Wirtschaft und als Wohnort für die Menschen weiterhin attraktiv bleiben will, braucht einfache, schnelle und sichere digitale Lösungen für die Bürger und Unternehmen vor Ort.
Fassen wir also kurz zusammen:
Der Gewinn durch die Digitalisierung von Kommunen und öffentlichen Einrichtungen liegt auf der Hand: Zum einen schaffen Verwaltungen eine viel effizientere Art der Zusammenarbeit und senken dadurch Kosten. Zum anderen bedeutet die Digitalisierung auch die Möglichkeit weg von der reinen Aktenverwaltung, hin zum Service und damit zu mehr Zeit für die Beratung von Bürgern und Wirtschaftsbetrieben.
Welche digitalen Systeme kommen für den kommunalen Bereich infrage?
Die Vielfalt an digitalen Systemen für den kommunalen Bereich ist groß. Neben klassischen Elementen des E-Governments, wie Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder E-Payment, zählen zum Beispiel auch WLAN-Hotspots, Bürger-Apps oder E-Ladestationen dazu. Um nur einige zu nennen. Die bereits erwähnte webbasierte Saas-Lösung GroupAlarm zur Alarmierung bei kleinen und größeren Vorfällen lässt sich ebenfalls hervorragend in den kommunalen Berufsalltag integrieren. So können Sie mit GroupAlarm Ihre internen Prozesse komplett abbilden und die Software in Ihre Arbeitsabläufe einbinden.
Welche speziellen kommunalen Aufgaben lassen sich mithilfe von GroupAlarm digitalisieren?
Telefonlisten in Papierform gehören zum Beispiel ab sofort der Vergangenheit an, da Sie die Daten direkt ins System eintragen. Das spart nicht nur im Ernstfall Zeit, da sie keine Listen mehr mühselig abtelefonieren müssen. Sie können außerdem sicher sein, dass die Nummern aktuell sind, da die hinterlegten Teilnehmer ihre Daten selber pflegen können. Erledigen Sie darüber hinaus mit GroupAlarm einfache Terminabfragen mit Erinnerungsfunktion. Außerdem bietet GroupAlarm, neben vielen weiteren hilfreichen Funktionen, einen internen Chat sowie Telefonkonferenzen zur schnelleren Kommunikation untereinander. Sie sehen also: Mit GroupAlarm haben Sie eine Menge Möglichkeiten, Ihren Workflow zu vereinfachen.
Fangen Sie noch heute an, Ihre kommunalen Arbeitsabläufe mit GroupAlarm zu digitalisieren!
