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Sie sind verantwortlich für die Einführung von GroupAlarm in einer großen Organisation mit standortübergreifender Zuständigkeit. Dies ist zum Beispiel ein Konzern mit Zentrale, Regionalgesellschaften und Filialen. Im Bereich der Gefahrenabwehr ist eine Leitstelle zuständig für die standortübergreifende Alarmierung von Feuerwehr, Rettungsdienst oder Krisenstäben der Städte im Zuständigkeitsgebiet.
Hier ergeben sich Herausforderungen unter anderem in den Bereichen Datenschutz, Administration und Schnittstellen, die wir in diesem Blog-Artikel ausführlich behandeln werden.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit GroupAlarm auch in großen, heterogenen Umgebungen unter Wahrung des Datenschutzes ein einheitliches Alarmierungssystem aufbauen. Dabei erklären wir auch, wie Sie flexibel auf individuelle Anforderungen reagieren und wie einfach Sie das System an Ihre bestehende Infrastruktur anbinden können.
Problemstellung
Einführung
Bei großen Organisationen ist es sinnvoll, zunächst alle Anforderungen, Bedürfnisse und Voraussetzungen der einzelnen Ebenen zu identifizieren, um allen Stakeholdern gerecht zu werden. Damit sichern Sie am Ende die bestmögliche Akzeptanz des Systems bei allen Beteiligten und damit unmittelbar den Erfolg Ihres Projektes.
Datenschutz
Obwohl vermeintlich ein Träger existiert, sind Daten der verschiedenen Standorte und die darin enthaltenen Ereignisse, Alarme oder Szenarien grundsätzlich schützenswerte Daten. Während die übergeordnete Stelle ein berechtigtes Interesse an den Daten hat und auf sie zugreifen kann, sind z.B. aus Teilnehmersicht nur die Daten der eigenen Organisation von Interesse. Ein genaues Berechtigungskonzept ist hier unabdinglich.
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Administration
Gerade in großen Organisationen ist es sinnvoll, die Datenpflege nicht in einer Hand zu lassen, sondern zum Beispiel auch auf die unteren Ebenen zu delegieren. Dabei muss es möglich sein, bestimmte Rechte und Rollen innerhalb der einzelnen Organisationen zu verteilen, gleichzeitig aber andere zu beschränken. Bei der Datenpflege ist es hilfreich, wenn jeder Teilnehmer seine eigenen Daten aktualisieren kann. Ein entscheidender Punkt bei der Akzeptanz eines globalen Systems ist auch, dass individuelle Gegebenheiten berücksichtigt werden können, ohne eingeführte Prozesse zu verletzen. Entsprechende Freiheiten müssen dafür gewährt werden können.
Die Anbindung an bestehende Systeme per Schnittstelle muss flexibel möglich sein, damit kein hoher Aufwand in der technischen Implementierung entsteht.
Abrechnung
Die Abrechnung der genutzten Leistungen erfolgt nicht immer über eine gemeinsame Abrechnungsadresse, sondern oft auf Rechnung der einzelnen Standorte. Dies muss vereinbar mit einem organisatorisch gemeinsam betriebenen System sein. Auch ein Mischbetrieb zwischen Kostenübernahme und Kostenweitergabe ist vielfach bei der Einbindung von externen Dritten in einem System gewünscht (z.B. ein Kommunikationssystem für eine Werkfeuerwehr, die sich in der Zuständigkeit einer Leitstelle befindet).
Lösung
GroupAlarm ermöglicht es, Organisationen miteinander zu koppeln, ohne dass diese ihre Eigenständigkeit verlieren. Wie das genau funktioniert und wie z.B. dennoch übergreifende Alarme gestaltet werden können, sehen wir uns in den folgenden Abschnitten an.
Einführung
Benötigen Sie individuelle Beratung und Hilfestellung bei der Einführung von GroupAlarm, nehmen Sie gerne Kontakt mit unserem Vertrieb auf. In individuellen Produktvorführungen prüfen wir, wie GroupAlarm Ihre Herausforderung löst. In Workshops zu Implementierung und Migration identifizieren wir die Schritte, die Sie für eine erfolgreiche Einführung in Ihrer Organisation benötigen, gegebenenfalls unter Ablösung eines Bestandsystems. In (Multiplikator-)Schulungen geben wir Ihnen das nötige Wissen an die Hand, mit dem System zu arbeiten und gegebenenfalls auch weitere Mitarbeiter darin zu schulen. Natürlich steht Ihnen auch eine ausführliche Dokumentation zur Verfügung.
Verschachtelte Organisationen
Durch die verschachtelten Organisationen können Sie in GroupAlarm einfach komplette Strukturen wie in einem Organigramm abbilden. Dabei erhalten Sie automatisch auf den von Ihnen erstellten Baum die kompletten Administratorrechte, ohne jedoch zwangsweise Teilnehmer in den einzelnen Organisationen zu sein.
Erstellen Sie dazu zunächst die Organisation der obersten Ebene, z.B. Ihre Zentrale oder Ihre Leitstelle. Beginnen Sie dann mit der ersten Ebene, z.B. Regionalgesellschaften oder die Städte in Ihrem Zuständigkeitsbereich. Bei den Organisationen dieser zweiten Ebene wählen Sie jeweils die übergeordnete Organisation aus, um die Hierarchie zu erstellen. Verfahren Sie so mit den weiteren Ebenen. Jede Organisationen kann Teilnehmer enthalten, die innerhalb dieser zur Alarmierung und zur Kommunikation kollaborieren können.
Mit vererbten Prozessen und Rechten/Rollen können Sie klar definieren, welche Funktionen Sie Teilnehmern geben möchten oder nicht. So strukturieren Sie den kompletten Organisationsbaum nach Ihren Vorgaben und Wünschen in wenigen Schritten. Jede Organisation hat dabei ihre eigenen individuellen Einstellungen, z.B. die Konfiguration der Alarmwege, der Alarmmonitore, eigene Messenger-Gruppen oder eigene Termine.
Feiern wir gemeinsam Weihnachten?
Wenn Sie unsicher sind, ob Sie für einen Teilnehmerkreis eine eigene Organisation anlegen müssen oder nicht, hilft in vielen Fällen die Frage nach der kleinsten gemeinsamen Weihnachtsfeier. Feiert eine Filiale eine eigene Weihnachtsfeier oder feiert die Feuerwehr am Standort eine eigene Weihnachtsfeier? Das ist jeweils ein starker Indikator für eine eigene GroupAlarm-Organisation. Darin sind die meisten Daten für alle Teilnehmer verfügbar (z.B. Daten der Alarmierungen, Rückmeldungen …). Feiern Teilnehmer nicht gemeinsam, ist das meist ein Indiz für eine getrennte Organisationsstruktur - z.B. verschiedene Filialen eines Geschäftes oder verschiedene Löschzüge einer Feuerwehr.
Alarmierung über Tags
Da es Alarme gibt, die mehr als eine Organisation betreffen, arbeitet GroupAlarm mit sogenannten Tags. Diese werden in einer Organisation angelegt und können in allen darunterliegenden Organisationen bestimmten Szenarien zugeordnet werden. Ob und in welcher Form die Tags verwendet werden, obliegt der Konfiguration und Freigabe des Administrators, der das jeweilige Tag angelegt hat. Wird ein Tag in einer Organisation ausgelöst, erhalten darüber alle Unterorganisationen eine Information und können vollständig automatisiert passende Maßnahmen einleiten - beispielsweise eine Alarmierung.
Anhand von Produktrückrufen haben wir das in diesem Blogbeitrag ausführlich beschrieben. In einer Organisation können Sie somit zentral die Alarmierungskanäle steuern und z.B. Tags für einzelne Organisationen weitergeben.
Datenschutz in GroupAlarm
Jede Organisation hat ihre eigenen Daten und ihre eigenen Berechtigungen. Es ist standardmäßig nicht vorgesehen, dass Daten von Teilnehmern, Alarmen oder Rückmeldungen geteilt werden. Der Messenger enthält eine Standardgruppe, die alle Teilnehmer einer Organisation verbindet. Gleichwohl wird die quantitative Verfügbarkeit an die Oberorganisation weitergegeben, sodass auf oberster Ebene eine vollständige Information darüber vorliegt, wie viele Teilnehmer aktuell zur Verfügung stehen und wie viele in einem Ereignis gebunden sind. Andere Weitergaben von Informationen (z.B. an Drittsysteme) sind möglich, müssen jedoch separat bewertet und umgesetzt werden. Lesen Sie hier mehr über den Datenschutz in GroupAlarm.
Abrechnung
Egal, ob Sie eine Gesamtabrechnung für alle Organisationen erreichen möchten oder mehrere Organisationen separaten Konten zuweisen möchten - bei jeder Organisation haben Sie die Wahl, entweder individuelle Abrechnungsinformationen einzugeben oder über die Oberorganisation abzurechnen. So können beliebige Strukturen abgebildet werden, z.B. eine Leitstelle, die die Kosten der Feuerwehren trägt, aber ebenso Städte im Organisationsbaum hat, die für die Kommunikation Ihrer Krisenstäbe unabhängig abgerechnet werden.
Schnittstellen
GroupAlarm bietet mehrere Wege, wie einzelne oder verschachtelte Organisationen per Schnittstelle ausgelöst werden können. Entweder steuern Sie per API jede einzelne Organisation mit einem API-Key an (z.B. DALLES von Vivasecur, Celios von CKS oder EDP von Eifert Systems) oder Sie verwenden den Flow, um eingehende Alarme via E-Mail oder HTTPS-Schnittstelle zu verarbeiten. Für das Cobra-System von ISE steht Ihnen alternativ auch die WDX3 Schnittstelle der Cobra zur Verfügung. Sie können bei allen genannten Verfahren den Alarmtext, Koordinaten, Stichworte und IDs für Einheiten, Szenarien, Tags übergeben und diese entsprechend auswerten.
Beispiel: Auslösung von Tags über eine zentrale Organisation per HTTPS-Schnittstelle
Senden Sie an eine von GroupAlarm vorgegebene Adresse Ihre Parameter per GET und greifen Sie auf diese innerhalb eines Flows zu. Steuern Sie in Abhängigkeit der Parameter die Alarmierung eines Tags durch Übergabe der entsprechenden ID. Lösen Sie so als Leitstelle einfach Alarme an eine bestimmte Feuerwehr aus oder geben Sie zielgerichtet einen Alarm an eine standortübergreifende Gruppe wie z.B. Höhenretter. Sie benötigen hier nur einen entsprechenden Endpunkt.
Beispiel: Auslösung von Einheiten per E-Mail
Erstellen Sie eine oder mehrere E-Mailadressen und senden Sie Ihre Alarm-Informationen per E-Mail. Die entsprechende Verarbeitung der Texte können Sie flexibel konfigurieren und GroupAlarm so an nahezu jedes beliebige Format anpassen. Auch hier ist die Auswertung von Texten und Variablen möglich, um individuell IDs von Einheiten zu übergeben und diese auszulösen.
