14.06.2019

Prozesse in GroupAlarm abbilden

Neben der eigentlichen Alarmierung ist es in Krisenfällen wichtig, Prozesse und ihre Handlungsempfehlungen einzuhalten, damit Sie im Ernstfall die richtigen Informationen erhalten und angemessen darauf reagieren. Dazu gehören seit der neuesten Version von GroupAlarm (1.14) auch die sogenannten Handlungsanweisungen, in welchen sich für den Störfall betrieblich festgelegte und entwickelte Prozesse abbilden lassen.

Kommt es zum Beispiel innerhalb einer Produktionskette im industriellen Umfeld zu Betriebsstörungen, so kann dies zu ökonomischen Schäden innerhalb des Unternehmens führen. Um eine Unterbrechung der Produktion so gering wie möglich zu halten, können die Handlungsanweisungen von GroupAlarm als Hilfsmittel dazu genutzt werden, die vorher entwickelten Prozesse zu modellieren und im Ernstfall abzuarbeiten. So sind alle Mitarbeiter in der vorliegenden Situation auf dem gleichen Stand und alle Entscheidungen sind sicher dokumentiert.

Business Continuity Management – Ein Anwendungsfall

Situationen, wie oben beschrieben, bezeichnet man meist als Business Continuity Management (BCM) oder auch als Betriebskontinuitätsmanagement (BKM). Die hier entwickelten Prozesse, die meist genau auf das betreffende Unternehmen zugeschnitten sind, können Sie innerhalb von GroupAlarm in Handlungskataloge überführen. Diese Kataloge enthalten dann beliebig viele Anweisungen, die nacheinander angeordnet werden und den eigentlichen Prozess bilden. Mögliche Abzweigungen innerhalb des Prozesses sind ebenfalls möglich, sodass Sie später aus mehreren Anweisungen die zutreffende Auswahl treffen können. Die nachfolgenden Handlungen sind dann abhängig von der getroffenen Auswahl.

Katalog anlegen

Nehmen wir für eine beispielhafte Betriebsstörung einen Ausfall einer Maschine, die innerhalb einer Produktionskette benötigt wird. Um diese Notsituation innerhalb eines Handlungskataloges abzubilden, aktivieren Sie zuerst die zugehörige Erweiterung. Dies können Sie innerhalb einer Organisation unter Admin > Erweiterungen vornehmen. Die Konfiguration der Handlungskataloge erfolgt nun unter Konfiguration > Handlungskataloge.

Handlungsanweisungen einpflegen

Sobald Sie das Modul aktiviert haben, können Sie mit der Konfiguration der einzelnen Handlungen innerhalb des Prozesses fortführen. Hierzu werden jeweils der Name und eine Beschreibung der gewünschten Handlung in das vorgesehene Feld eingetragen. Mit einem Klick auf ANLEGEN wird die Handlung dem Katalog zugeordnet und gespeichert. Alle nachfolgenden Handlungen werden nach dem selben Prinzip hintereinander angelegt. Sollte eine Verzweigung auf einer Ebene gewünscht sein, so kann diese mithilfe des NEUE ABZWEIGUNG Buttons eingefügt werden. Die Felder für eine neue Anweisung öffnen sich nun auf der gleichen Ebene. Die hier definierten Handlungsanweisungen werden Ihnen dann innerhalb eines aktiven Alarms als Auswahl angezeigt.

Für das Löschen oder Verschieben einer Handlungsanweisung können Sie das Kontextmenü jeder Anweisung nutzen, welches sich hinter den drei vertikalen Punkten befindet. Die Konfiguration der Handlungsanweisungen einer beispielhaften Produktionsstörung ist im unteren Video zu sehen.

Szenario verknüpfen

Damit Sie den gerade konfigurierte Handlungskatalog in einem Alarm verwenden können, muss dieser einem Szenario zugeordnet werden. Dazu kann entweder ein komplett neues Szenario, welches nur den soeben erstellten Handlungskatalog enthält, erstellt werden oder in ein schon vorhandenes eingepflegt werden. Die Alarmierung von möglichen Einheiten im Szenario erfolgt weiterhin normal.

Alarmierung mit Handlungskatalog

Durch die Definition eines Szenarios mit verknüpften Handlungskatalog können Sie eine mögliche Betriebsstörung zwar nicht verhindern, jedoch einfacher bewältigen. Tritt im Unternehmen das oben definierte Szenario ein, alarmieren Sie mit GroupAlarm einfach das Szenario. Alle optional definierten Einheiten werden mit den hinterlegten Mitteln alarmiert und der Handlungskatalog wird aktiviert.

Der Handlungskatalog kann nun von den zuständigen Personen abgearbeitet werden, indem sie eine Handlung starten und beenden. Beim Beenden einer Handlung kann optional ein Kommentar durch den Bearbeitenden hinterlegt werden, um beispielsweise die Kontaktdaten eines informierten Mechanikers zu hinterlegen. Alle Eingaben werden mit Datum und Zeit dokumentiert, sodass im Nachhinein alle Entscheidungen nachvollzogen werden können.

Das nachfolgende Video zeigt eine beispielhafte Alarmierung des Handlungskatalogs für unseren beispielhaften Produktionsausfall.

Fazit

In GroupAlarm lassen sich selbst komplexe Prozessstrukturen zur betrieblichen Kontinuitätsfortführung abbilden. Durch die Nutzung der Handlungsanweisungen sind alle zuständigen Personen der Organisation im Krisenfall immer auf dem aktuellsten Stand und können kollaborativ Entscheidungen treffen. Definierte Handlungen arbeiten Sie innerhalb eines aktivierten Alarms ab, was dazu führt, dass Sie keinen Schritt übersehen oder vergessen können. Außerdem erhalten Sie stets eine präzise Dokumentation über den Bearbeitungsanfang und -ende einer Handlung, sowie über alle Entscheidungen der beteiligten Personen.


Jetzt Handlungsanweisungen nutzen