Die verlässliche Besetzung von Positionen – ob bei der Feuerwehr, im Rettungsdienst oder im Unternehmen – ist die Grundlage für Einsatzbereitschaft und geregelte Betriebsabläufe. Bisher war die Personalplanung nicht direkt in GroupAlarm abgebildet, was oft mit langwierigen, externen Prozessen verbunden war.

Mit der neuen Personalplanung integrieren wir einen strukturierten, digitalen Prozess direkt in GroupAlarm: vom bedarfsorientierten Ansatz über die Rückmeldung der Teilnehmer bis hin zur verbindlichen Zuteilung.

Praxisbeispiele: Wo die Personaleinsatzplanung ansetzt

Die Anforderungen an eine Personalplanung unterscheiden sich je nach Organisationstyp. Die Funktion ist so aufgebaut, dass sie sowohl einmalige Anlässe als auch den Schichtbetrieb abdeckt.

1. Schichtbetrieb mit festen Positionen

Auf einer Hauptamtlichen Wache, einer Rettungswache oder im Werkschutz müssen Schichten nicht nur zeitlich, sondern nach konkreten Funktionen besetzt sein. Eine Schicht ist erst einsatzbereit, wenn jede Rolle abgedeckt ist.

• Beispiel Wache: Für den 24-Stunden-Dienst werden jeweils 1x Fahrzeugführer, 1x Maschinist und 4x Truppmitglieder (davon mindestens 2x Atemschutzgeräteträger) benötigt.
• Beispiel Unternehmen: Im Dreischichtsystem der Produktion muss jede Schicht zwingend mit 1x Schichtleiter, 2x Anlagenbedienern und 1x Ersthelfer besetzt sein.

2. Einmalige Termine / Sonderdienste

Neben dem Regelbetrieb fallen häufig Einzeltermine an, für die kurzfristig oder punktuell Personal angefordert werden muss.

• Beispiel Hilfsorganisationen: Die Absicherung einer Großveranstaltung durch eine Sicherheitswache, der Sanitätsdienst beim lokalen Stadtlauf oder die Besetzung von einmaligen Schichten bei mehrtägigen Einsätzen.
• Beispiel Betrieb: Spitzenbedarf für Wartungen an Anlagen außerhalb der regulären Arbeitszeit oder Inventurteams am Wochenende.

Der Ablauf in drei Schritten

Die Personalplanung gliedert sich in drei aufeinander aufbauende Phasen:

Planen: Vorlagen und Bedarf definieren

Admins erstellen Vorlagen in einem Personalplan für wiederkehrende Schichtmuster oder einmalige Termine. Statt sofort konkrete Personen einzutragen, wird der Bedarf anhand von Labeln – also Qualifikationen – und benötigter Anzahl definiert (z. B. 3x Atemschutzgeräteträger oder 2x Ersthelfer). Auch die direkte Anfrage von Teilnehmern ist möglich.

Veröffentlichen: Verfügbarkeiten abfragen

Sobald eine Vorlage an einem bestimmten Datum veröffentlicht wird, informiert GroupAlarm die passenden Teilnehmer per App. Diese können nun eine Rückmeldung geben und ihre Verfügbarkeit je angefragtem Label melden. So kann auch gezielt für einzelne Positionen zugesagt und für andere abgesagt werden. Persönliche Einladungen können nur zu- oder abgesagt werden.

Festlegen: Positionieren der Teilnehmer

In der Kalenderübersicht sieht der Planer die Rückmeldungen und teilt aus dem Pool der verfügbaren Personen die zu besetzenden Positionen (Labels) verbindlich zu. Wird der Plan festgelegt, erhalten alle Teilnehmer mit gemeldeter Verfügbarkeit eine Benachrichtigung per App über die Zu- oder Absage.

Das neue Modul steht ab sofort als Funktionserweiterung im Rahmen des kostenfreien Moduls „Schichtplan“ in GroupAlarm zur Verfügung.